Publication proactive: Guide des opérations de registre

Pour publier un document ou une publication sur le site Web du Gouvernement ouvert, vous devez disposer d’un compte du Registre du gouvernement ouvert.

Sur cette page

Les publications proactives normalisées sont publiées à l’aide d’un modèle Excel qui peut être téléchargé à partir du Registre du gouvernement ouvert.

Les données de publication proactive sont divisées en deux catégories :

Les publications normalisées comprennent :

  • l’accès aux résumés d’information;
  • les contrats de plus de 10 000 $;
  • les comités de vérification des ministères;
  • les titres et les numéros des notes d’information;
  • les subventions et contributions;
  • les frais d’accueil;
  • les frais de voyage;
  • les renseignements sur le reclassement des postes;
  • les actes fautifs fondés.

Les publications proactives non normalisées comprennent des dossiers d’information pour :

  • les ministres nouveaux ou entrants;
  • les administrateurs généraux nouveaux ou entrants;
  • les comparutions des ministres aux comités parlementaires;
  • les comparutions des administrateurs généraux aux comités parlementaires;

Télécharger une publication proactive normalisée

Dans cette section

Sélectionner le type de publication proactive normalisée

Vous pouvez sélectionner le type de publication proactive normalisée que vous souhaitez téléverser :

  • en sélectionnant le lien approprié sur la page d’accueil du Registre du gouvernement ouvert;
  • en sélectionnant Publication proactive dans le MENU déroulant situé en haut à gauche de la page.
Figure 1. Choisir une publication proactive normalisée

Capture d’écran du menu déroulant avec les types de publications proactives.

Créer un seul dossier

Avant de décider la façon dont vous allez téléverser une publication proactive normalisée, demandez-vous si vous avez peu de données ou beaucoup de données à téléverser.

Si vous n’avez qu’une petite quantité de données à téléverser sur le Portail du gouvernement ouvert, envisagez d’utiliser le bouton Créer un seul dossier pour téléverser vos données. Le bouton Créer un seul dossier vous permet de téléverser rapidement de petites quantités de données sans utiliser de modèle.

Si vous avez une grande quantité de données à téléverser, suivez les instructions pour accéder à un modèle et l’utiliser pour téléverser des données sur le Portail du gouvernement ouvert.

Après avoir sélectionné le type de publication proactive, cliquez sur le bouton Créer un seul dossier dans l’onglet Importer.

Figure 2. Créer une fiche unique

Capture d’écran de l’onglet Importer. Le bouton Créer un seul dossier est encadré.

Après avoir sélectionné Créer un seul dossier, vous serez invité à remplir les champs obligatoires dans Créer un dossier. La figure suivante est un exemple de ce que vous pourriez rencontrer.

Figure 3. Créer une fiche

Capture d’écran des champs sous Créer un dossier.

Une fois que vous avez rempli les champs obligatoires, sélectionnez Enregistrer et vos données seront téléversées. Si le téléchargement réussit, vous recevrez un message d’erreur comme ci-dessous.

Figure 4. Téléchargement réussi

Capture d’écran du message de confirmation.

Accéder au modèle

Si votre compte est lié à plusieurs organisations, sélectionnez dans le menu déroulant l’organisation pour laquelle vous souhaitez téléverser le fichier.

Figure 5. Choisir l’organisation

Capture d’écran de l’onglet Importer. Le champ Organisation au-dessus de l’onglet est encadré et rempli avec Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Après avoir sélectionné votre organisation dans le menu déroulant, vous êtes prêt(e) à télécharger votre modèle. Téléchargez le modèle en sélectionnant le lien Modèle de feuille de calcul Excel et enregistrez le modèle sur votre disque dur.

Figure 6. Modèle de feuille de calcul Excel

Capture d’écran de l’onglet Importer. Le champ de téléchargement est encadré et renseigné avec Télécharger modèle Excel.

Remarque : ne modifiez pas le nom du fichier lorsque vous l’enregistrez. Le modèle est nommé pour votre organisation et vous ne pourrez pas téléverser le modèle complété si vous modifiez le nom du fichier du modèle.

Figure 7. Sauvegarder le modèle

Capture d’écran de la fenêtre contextuelle Enregistrer sous. Le champ Nom du fichier est encadré et rempli par un exemple de nom de fichier.

Remplir le modèle

Maintenant que vous avez enregistré le modèle de votre organisation sur votre disque dur, vous pouvez commencer à le remplir.

Remarque : chaque ligne doit avoir un numéro de référence ou de demande unique, car ce numéro vous permet de modifier ou de supprimer des lignes.

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires sur un champ du modèle, veuillez consulter l’onglet Référence du modèle.

L’onglet Référence comprend une description détaillée de chaque champ.

Figure 8. Onglet de référence

Capture d’écran de l’onglet Référence avec un modèle d'information.

Si l’une des cellules ou colonnes est surlignée pendant que vous remplissez le modèle, cela signifie qu’une valeur incorrecte a été saisie ou qu’une valeur est manquante. Par exemple, si vous ne remplissez pas un champ obligatoire, tel qu’un numéro de référence, la cellule vide sera mise en évidence. La figure suivante donne un exemple de ce que vous pouvez rencontrer.

Figure 9. Valeur inexacte dans le modèle

Capture d’écran d’une valeur incorrecte dans un modèle. La cellule dont la valeur est incorrecte est encerclée.

Remarque : si le modèle vous indique qu’il y a des erreurs et que vous ne connaissez pas la raison, veuillez consulter l’onglet Référence du modèle. Vous trouverez des renseignements sur les formats, les langues et les obligations requis pour tous les champs du modèle dans l’onglet Référence.

Téléverser le modèle

Maintenant que vous avez rempli votre modèle, vous avez presque terminé.

Reconnectez-vous au Registre du gouvernement ouvert et revenez à la page où vous avez téléchargé le modèle.

Vous trouverez l’option Télécharger à côté du lien Modèle de feuille de calcul Excel Sélectionnez Choisir un fichier et recherchez votre modèle rempli sur votre disque dur. Lorsque vous avez trouvé le modèle, sélectionnez Soumettre.

Figure 10. Télécharger le modèle

Capture d’écran du champ Télécharger. Les boutons Choisir un fichier et soumettre sont encadrés.

Une fois que vous avez sélectionné votre modèle rempli sur votre ordinateur, le nom du fichier s’affiche dans le champ Téléverser. N’oubliez pas que le nom de fichier du modèle que vous téléversez doit être le même que le nom de fichier du modèle que vous avez téléchargé à partir du Registre du gouvernement ouvert.

Vous pouvez vérifier que votre modèle ne contient pas d’erreurs en sélectionnant Vérifier les erreurs, mais cette opération n’a qu’une valeur indicative, car le système ne téléversera pas vos données si elles contiennent des erreurs.

Résoudre les erreurs de modèle

Si le modèle contient une erreur, le système ne le téléversera pas. Vous recevrez un message d’erreur avec des détails sur l’erreur. La figure suivante donne un exemple de message d’erreur que vous pourriez rencontrer.

Figure 11. Message d’erreur sous le champ de téléchargement

Capture d’écran d’un message d’erreur sous le champ Télécharger.

Pour corriger vos erreurs, reportez-vous à l’onglet Référence du modèle. L’onglet Référence fournit les exigences complètes pour chaque champ du modèle.

Figure 12. Onglet de référence

Capture d’écran de l’onglet de référence dans avec de l'information.

Une fois l’erreur corrigée, essayez de téléverser à nouveau le fichier. Si vous ne parvenez pas à résoudre l’erreur, téléchargez un nouveau modèle à partir du Registre du gouvernement ouvert et collez à nouveau vos données dans le modèle en sélectionnant l’option Collage spécial... comme indiqué dans la figure suivante.

Figure 13. Options de collage

Capture d’écran des options de collage avec l’option Coller spécial sélectionnée.

Dans la fenêtre contextuelle Collage spécial, sélectionnez Texte. Cette opération permet d’effacer les formules ou les problèmes de formatage qui pourraient causer les erreurs.

Figure 14. Collage de la fenêtre contextuelle spéciale

Capture d’écran de la fenêtre contextuelle Coller spécial. L’option Texte est sélectionnée dans le menu Comme.

Si le problème persiste, communiquez avec l’équipe de soutien à l’adresse open-ouvert@tbs-sct.gc.ca et nous nous ferons un plaisir de vous aider.

Supprimer ou modifier un dossier dans le modèle

Pour supprimer un dossier dans le modèle, sélectionnez l’onglet Supprimer.

Figure 15. Onglet de suppression

Capture d’écran de l’onglet Importer. Les onglets Importer, Supprimer, Référence et Accès à l’API s’affichent et l’onglet Supprimer est encadré.

Dans l’onglet Supprimer, vous serez invité(e) à saisir le numéro de référence. La figure ci-dessous donne un exemple de ce que vous pouvez rencontrer.

Figure 16. Supprimer au moyen des numéros de référence

Capture d’écran de l’onglet Supprimer. Dans le champ Numéro de référence s’affiche, un exemple de la façon de créer les numéros de référence est encadré.

Une fois que vous avez sélectionné Supprimer, le système vous invite à confirmer la suppression.

Figure 17. Confirmer la suppression

Capture d’écran de Confirmez la suppression. Les boutons Annuler et Confirmez la suppression s’affichent.

Pour modifier un dossier dans le modèle, corrigez les données dans le modèle et téléversez à nouveau le modèle. Assurez-vous que le numéro de référence des données que vous corrigez correspond au numéro de référence existant. Le système remplacera automatiquement les anciennes données une fois que les nouvelles données auront été téléversées.

Remarque : toutes les modifications apportées aux données ne seront affichées sur le Portail du gouvernement ouvert que le lendemain matin, mais vous pourrez les visualiser dans la section Aperçu.

Prévisualiser les données

Les publications proactives normalisées téléversées sur le Registre du gouvernement ouvert sont recueillies pendant la nuit. Par conséquent, vous verrez les données que vous avez téléversées sur le Portail du gouvernement ouvert le lendemain matin.

La section Aperçu du Registre du gouvernement ouvert vous permet de visualiser immédiatement vos données si vous souhaitez les examiner avant qu’elles ne soient publiées. La figure suivante est un exemple de ce que vous pouvez rencontrer dans la section Aperçu.

Figure 18. Section aperçu

Capture d’écran de la section Aperçu.

Télécharger une publication proactive non normalisée

Dans cette section

Sélectionner le type de publication proactive non normalisée

Vous pouvez sélectionner le type de publication proactive non normalisée que vous souhaitez téléverser :

  • en sélectionnant le lien approprié sur la page d’accueil du Registre du gouvernement ouvert;
  • en sélectionnant Publication proactive dans le MENU déroulant situé en haut à gauche de la page.
Figure 19. Choisir une publication proactive non normalisée

Capture d’écran du menu déroulant avec les types de publications proactives.

En sélectionnant le type de publication non normalisée, vous accéderez à la section Créer un jeu de données : Page Ajouter les métadonnées du produit. Remplissez les métadonnées de votre publication. Sous chaque champ se trouve une description du champ en caractères bleus.

Comme pour le modèle de publication normalisée, tous les champs ne sont pas obligatoires, mais nous vous recommandons de fournir le plus de renseignements possible. Plus vous attribuez de renseignements à la fiche de votre publication proactive, plus les utilisateurs pourront la découvrir sur le Portail du gouvernement ouvert.

Figure 20. Créer un ensemble de données

Capture d’écran de les page Créer un jeu de données et Ajouter des métadonnées de ressource.

Les organisations du gouvernement du Canada doivent obtenir l’approbation pour publier une nouvelle publication non normalisée sur le Portail du gouvernement ouvert. Les organisations n’ont pas besoin d’obtenir d’approbation pour les publications proactives normalisées, mais elles peuvent avoir leur propre processus d’approbation pour les publications proactives normalisées.

Vous devez sélectionner Oui dans le menu déroulant Approbation pour valider la publication non normalisée. En sélectionnant Oui, vous confirmez que les approbations nécessaires ont été obtenues et que votre organisation assume l’entière responsabilité de la diffusion de l’ensemble de données ou de renseignements dans la publication non normalisée.

A-t-on obtenu l'approbation? En sélectionnant << oui >>, vous avez fait certain que les énoncés suivants sont vrais:

  1. Confidentialité - Les ressources en données ou documentaires ne sont pas assujetties à aucune restriction liée à la confidentialité, comme les documents confidentiels du Cabinet, le secret professionnel de l'avocat, les renseignements , conseils ou recommandations classifiés ou protégés, les renseignements de tiers ou les renseignements obtenus à titre confidentiel.
  2. Autorisation de diffuser - L'institution a le mandat, l'autorisation législative ou la permission d'un fournisseur tiers de publier les ressources en données ou documentaires en vertu de la Licence du gouvernement ouvert – Canada.
  3. Formats - Les ressources en données ou documentaires sont dans un format ouvert et accessible qui est conforme à la Norme sur l'accessibilité des sites Web.
  4. Protection des renseignements personnels - Les ressources en données ou documentaires ne contiennent pas des renseignements personnels, au sens de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à moins que la personne concernée n'ait consenti à leur divulgation ou que les renseignements personnels ne répondent aux critères énoncés au paragraphe 8(2) de cette même Loi.
  5. Langues officielles - Les ressources en données ou documentaires sont disponibles dans les deux langues officielles et sont conformes aux exigences de la Loi sur les langues officielles.
  6. Sécurité - Les ressources en données ou documentaires n'augmentent pas les risques à la sécurité de l'institution, des autres institutions ou du gouvernement dans son ensemble et sont conformes aux exigences de la Politique sur la sécurité du gouvernement et de ses instruments connexes.
  7. Autres – Aspects juridiques, réglementaires, stratégiques ou contractuelsl - La diffusion des ressources en données ou d'autres ressources documentaires est conforme à toutes les autres exigences juridiques, réglementaires, contractuelles et stratégiques pertinentes (p. ex., il est confirmé qu'il n'y a pas de restrictions ou de limitations juridiques, contractuelles, de tiers ou de stratégiques pertinentes).

Ajouter une ressource à une publication non normalisée

Vous pouvez décrire chaque ressource attribuée à une publication non normalisée sur la page Créer un jeu de données : Page Ajouter les métadonnées d’une ressource. Une ressource représente un fichier individuel dans une publication non normalisée. Vous pouvez ajouter autant de ressources que nécessaire.

Par exemple, une ressource supplémentaire peut être le même document dans un format différent ou un jeu de données supplémentaire pour soutenir la publication non normalisée.

Figure 21. Ajouter des métadonnées de ressources

Capture d’écran de la page Ajouter une ressource ou un élément associé. Ajouter une ressource ou un élément connexe est encerclé.

Remarque : toutes les ressources ajoutées au Registre du gouvernement ouvert doivent être disponibles dans les deux langues officielles.

Pour téléverser une ressource dans une publication non normalisée, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Saisissez le titre de la ressource en anglais et en français, la langue de la ressource et l’URL (Uniform Resource Locator) où la ressource peut être téléchargée.
  2. Affichez la section Champs de métadonnées pour les ressources seulement (non pour les éléments connexes), qui apparaît en caractères bleus, et remplissez les champs pertinents. Ne saisissez aucun renseignement dans la section Champs de métadonnées pour les éléments connexes seulement.
  3. Sélectionnez Soumettre pour terminer l’ajout de la ressource. Sélectionnez Sauvegarder et ajouter une autre ressource ou un objet annexe si vous souhaitez soumettre la ressource et ajouter une autre ressource ou un élément connexe.

Remarque : une ressource bilingue ne peut être ajoutée qu’une seule fois. Sélectionnez et maintenez appuyée la touche Shift pour sélectionner l’anglais et le français au moment d’ajouter une ressource bilingue. Si une ressource existe séparément en anglais et en français, les versions anglaise et française de la ressource doivent être ajoutées en suivant les instructions ci-dessus.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des ressources, sélectionnez Terminer. Ce faisant, vous sauverez votre publication non normalisée. Vous recevrez une confirmation qu’une ressource a été ajoutée. La figure suivante montre ce que vous devriez rencontrer.

Figure 22. Ressource ajoutée

Capture d’écran du message Une ressource a été ajoutée.

Publier d’une publication non normalisée sur le Portail du gouvernement ouvert

Si la publication non normalisée est prête à être publiée sur le Portail du gouvernement ouvert, sélectionnez Oui dans le menu déroulant Prêt à publier de la page Créer un jeu de données : page Ajouter les métadonnées du produit. Ainsi, la publication non normalisée sera signalée et examinée par un administrateur du Registre du gouvernement ouvert. Si votre publication non normalisée n’est pas prête à être publiée, sélectionnez Non.

Figure 23. Prêt à la publication

Capture d’écran du menu déroulant Prêt à publier.

Seuls les administrateurs du Registre du gouvernement ouvert peuvent publier des dossiers de publication non normalisée sur le Portail du gouvernement ouvert. Une fois que votre publication non normalisée a été examinée et approuvée, elle devrait être disponible sur le portail dans un délai de 15 minutes.

Si la publication doit être publiée d’urgence, envoyez un courriel à open-ouvert@tbs-sct.gc.ca pour nous en informer.

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